Cette politique de confidentialité a pour but de vous informer sur les raisons pour lesquelles SymbioRH collecte et traite vos données personnelles, ainsi que les conditions dans lesquelles ces opérations se déroulent. Ces traitements concernent à la fois nos activités de recrutement pour le compte de nos clients, la gestion de notre base de candidats, et nos recrutements pour nos propres besoins. Tout cela est réalisé dans le respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles, en particulier le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit RGPD, qui encadre le traitement et la circulation des données.

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1. Qui prend la responsabilité du traitement de vos données personnelles ?

SymbioRH, dont le siège se situe au 224 Rue des Coteaux 44522 La Roche Blanche est l'entité responsable du traitement de vos données personnelles pour les opérations de recrutement que nous réalisons, aussi bien pour nos clients que dans le cadre de la gestion de notre base de candidats et de nos propres recrutements.

Dans le cadre du suivi des candidatures pour un client donné, nous agissons en tant que responsable conjoint du traitement. Les modalités de répartition de nos responsabilités respectives sont précisées dans les contrats conclus avec nos clients.

 

2. Types de données personnelles collectées

Les données personnelles désignent toute information pouvant être associée à une personne physique identifiée ou identifiable, conformément à l'article 4, paragraphe 1 du RGPD. Dans le cadre de notre activité de recrutement, les informations collectées peuvent comprendre les éléments suivants :

• Données d'identité : nom, prénom(s), numéro de téléphone, adresse email, fonction;

• Informations professionnelles : CV (photo, date de naissance, formation, compétences, expériences, centres d’intérêt, etc.) ;

• Lettre de motivation : compétences, qualités personnelles et professionnelles, etc. ;

• Autres : Copie des diplômes, extrait de casier judiciaire lorsque la législation l'exige.

 

Lors de l’évaluation des candidats ou des employés, nous pouvons aussi être amenés à vérifier leurs références et à recueillir des recommandations. Dans ce cadre, seules les données d’identification de nos contacts et leurs retours sur les candidats ou employés seront traitées.

Il est à noter que les types de données personnelles que nous collectons peuvent évoluer en fonction des missions effectuées en tant que sous-traitant. Nos clients en seront responsables et devront vous en informer le cas échéant.

 

3. Origine de vos données personnelles

Les données personnelles que nous collectons proviennent principalement des sources suivantes :

• Par le biais des réseaux sociaux, principalement LinkedIn, instagram et Facebook ;

• À travers diverses CVthèques telles que Pole emploi, indeed etc. ;

• Suite à des recommandations reçues de nos consultants.

Les candidats eux-mêmes peuvent également initier le premier contact, notamment en répondant à une offre d'emploi que nous avons publiée.

 

4. Objectifs des traitements de données personnelles effectués par SymbioRH en tant que responsable de traitement et fondements juridiques

Les données personnelles que nous collectons sont utilisées exclusivement pour des objectifs professionnels légitimes et pertinents. Nous mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires pour garantir la protection, l'exactitude et la mise à jour des données personnelles que nous traitons.

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En tant que responsable de traitement, SymbioRH peut utiliser vos données personnelles pour les finalités suivantes :

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4.1. Sélection de candidats pour notre base de données

Dans le cadre de notre processus de recrutement, vos données personnelles peuvent être traitées par nos consultants pour vous contacter, évaluer votre profil et identifier des missions de recrutement susceptibles de correspondre à vos compétences.

Si vous avez été repéré sur les réseaux sociaux, dans une CVthèque ou sur recommandation, vous serez informé en détail sur le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :

• Au plus tard dans un délai d'un mois après la collecte de vos informations ;

• Ou lors de notre premier contact avec vous.
   

En aucun cas, vos informations ne seront partagées avec nos clients avant que vous n'ayez été informé et n'ayez donné votre consentement à cette transmission.
 

Le traitement de vos données dans ce cadre repose sur l'intérêt légitime de SymbioRH, qui consiste à identifier des candidats pour les intégrer à notre base de données.

Bien entendu, vous avez la possibilité de vous opposer à l’utilisation de vos données pour qualifier votre candidature et vous proposer des opportunités. Dans ce cas, nous ajouterons vos informations à une liste d'opposition.
 

4.2. Gestion de la liste d'opposition

Les informations personnelles des candidats ayant exercé leur droit d'opposition, telles que leur nom, prénom, coordonnées et les postes envisagés, seront ajoutées à une liste d'opposition. Cela nous permettra d’éviter de vous recontacter pour qualifier votre profil ou vous proposer des opportunités de recrutement dans le cadre de missions menées pour nos clients.

Le traitement des données dans ce cadre repose sur notre intérêt légitime à respecter l’obligation légale de vous garantir l’exercice de votre droit d’opposition. SymbioRH s'engage à vous permettre de faire valoir ce droit.
 

4.3. Qualification des candidats pour la base de données de SymbioRH

Dans le cadre du processus de recrutement, vos données personnelles pourront être traitées par nos consultants aux fins suivantes :

• Invitation et participation à un ou plusieurs entretiens téléphoniques ou Visio conférence. 

• Prise de références auprès de vos anciens employeurs, avec votre consentement ;

• Examen et traitement de toute réclamation ou plainte ;

• Recherche de missions de recrutement auxquelles vous pourriez être intéressé(e).

Si une mission de recrutement d'un de nos clients correspond à votre profil, vos données personnelles seront utilisées pour évaluer votre adéquation avec le poste proposé.
 

La base juridique pour ce traitement est le consentement que vous nous accordez.
 

4.4 Suivi des missions de recrutement pour le compte de nos clients

Dans le cadre des missions de recrutement que nous réalisons pour nos clients, vos données personnelles peuvent être utilisées pour analyser votre profil et déterminer votre adéquation avec les postes proposés. Ces données seront d'abord collectées par SymbioRH, puis, après votre consentement, partagées avec nos clients.
 

Cette transmission d'informations est essentielle pour le bon déroulement du processus de sélection et pourra être utilisée pour :

• Analyser votre candidature ;

• Évaluer vos qualifications pour le poste ;

• Déterminer si votre candidature est retenue ou rejetée, ou si elle continue dans le processus ;

• Communiquer à notre client l'état d'avancement du recrutement ;

• Traiter d'éventuelles réclamations ou plaintes relatives au processus.

 

Le fondement juridique de ce traitement est notre intérêt légitime à recommander des candidats à nos clients.
 

4.5 Conservation des données pour protéger les intérêts de SymbioRH

Certaines informations vous concernant seront conservées par SymbioRH pour nous défendre en cas de procédure juridique devant les tribunaux civils. Cela peut inclure des situations où nous devons répondre à des accusations de discrimination, en utilisant les éléments relatifs aux candidats que nous avons présentés à nos clients.

Le fondement juridique de ce traitement est l’intérêt légitime de SymbioRH à défendre et exercer ses droits devant la justice.
 

5. Personnes susceptibles de recevoir vos données personnelles

Dans le cadre des traitements de données décrits précédemment, vos données personnelles peuvent être transmises aux entités suivantes, uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour accomplir leurs missions :

• La consultante et créatrice de SymbioRH,

• Les autorités publiques, administratives, judiciaires ou régulatrices, dans le cadre de leurs fonctions légales ou réglementaires ;

• Nos clients recruteurs, le cas échéant.

 

Lorsque nous agissons en tant que responsable du traitement pour nos activités de recrutement, nous recueillons systématiquement votre consentement avant de transmettre toute donnée nominative à nos clients dans le cadre de missions de recrutement.

Pour une liste plus complète des destinataires de vos données, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) aux coordonnées ci-dessous.
 

6. Transfert des données personnelles en dehors de l'Espace Économique Européen

Nous nous engageons à conserver vos données personnelles au sein de l'Union européenne. Cependant, étant donné que nous utilisons la plateforme Wix pour l'hébergement de notre site, il est possible que vos données soient transférées en dehors de l'Union européenne. Wix, en tant que fournisseur de services d'hébergement, peut stocker certaines informations sur des serveurs situés dans d'autres régions du monde.
 

De plus, il se peut que vos données soient également transférées en dehors de l'Union européenne via nos partenaires, sous-traitants ou des plateformes tierces telles que Google, Meta, LinkedIn, et Twitter.

Certains des destinataires de vos données se trouvent dans des pays reconnus par la Commission européenne comme ayant un niveau de protection adéquat. Pour les autres pays, notamment ceux où Wix ou nos partenaires sous-traitants peuvent avoir des serveurs, nous mettons en place des mesures appropriées pour garantir la protection de vos données. Cela inclut l'utilisation de clauses contractuelles types ou d'autres mécanismes légaux conformes à la réglementation en matière de protection des données.

 

7. Période de conservation de vos données personnelles

Les périodes de conservation des données personnelles des candidats sont précisées ci-dessous. Ces durées de conservation peuvent être réajustées si des obligations légales ou réglementaires imposent des délais différents.

De plus, ces périodes peuvent être prolongées en fonction des délais de prescription applicables aux actions légales pouvant découler de la relation professionnelle. Ce prolongement peut avoir des fins légitimes liées aux nécessités de l’entreprise, telles que la défense de ses droits, le respect des obligations légales, réglementaires ou judiciaires, ou la coopération dans le cadre d'une enquête ou procédure judiciaire.
 

Dans ce cas, les données ne seront plus conservées dans la base active, mais seront archivées de manière intermédiaire.

Coordonnées du candidat et premiers éléments concernant son profil : 2 ans après le dernier contact, si le candidat n'a jamais consenti à la qualification de son profil ou à la proposition de postes.

Données du profil sur la base candidats : 2 ans après le dernier contact, si le candidat a consenti à la qualification de son profil ou à l'examen de sa candidature pour des missions de recrutement.

Curriculum vitae et lettre de motivation : 2 ans après le dernier contact.

Données de connexion enregistrées pour la sécurité et le bon fonctionnement du site internet (logs de connexion) : 1 an après la dernière connexion.

Noms, prénoms, coordonnées et postes du candidat : 5 ans après l'exercice de son droit d'opposition, en archivage intermédiaire.

Éléments utilisés pour la qualification du profil du candidat ou l'examen de sa candidature pour une mission de recrutement : 6 ans après le dernier contact ou le dernier recrutement envisagé, en archivage intermédiaire, si le candidat a consenti à la qualification de son profil ou à l'examen de sa candidature.

 

8.Vos droits concernant vos données personnelles
Nous vous permettons d'exercer vos droits sur vos données personnelles. Vous avez notamment la possibilité :

• D'accéder à vos données et d'en obtenir une copie.

• De demander la rectification ou la mise à jour de vos données.

• De demander la suppression de vos données lorsque l'une des conditions suivantes est remplie :

  • Les données ne sont plus nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

  • Vous retirez votre consentement (si le traitement repose sur ce consentement).

  • Vous vous opposez au traitement et il n’y a pas de motif légitime pour poursuivre le traitement.

  • Les données ont fait l’objet d’un traitement illicite.

  • Les données doivent être supprimées pour respecter une obligation légale.

 

Le droit à la suppression ne s'applique pas si le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour défendre des droits en justice.
 

Vous pouvez également demander la limitation du traitement de vos données si :

• Vous contestez l'exactitude de vos données.

• Le traitement est illicite, mais vous vous opposez à leur suppression.

• SymbioRh n'a plus besoin de vos données, mais celles-ci sont nécessaires pour défendre vos droits en justice.

• Vous vous êtes opposé au traitement et SymbioRH vérifie si ses motifs légitimes prévalent.

 

Enfin, vous pouvez exercer votre droit à la portabilité de vos données, qui vous permet de les recevoir dans un format structuré, lisible par machine, si le traitement repose sur votre consentement ou un contrat, et si des procédés automatisés sont utilisés.
 

9. Politique de confidentialité de SymbioRH

Contact pour exercer vos droits concernant vos données personnelles
 

Pour toute demande relative à vos données personnelles (accès, rectification, suppression, opposition, portabilité ou limitation du traitement), vous pouvez nous contacter via les coordonnées suivantes :

• Par email : dposymbiorh@outlook.com

• Par courrier : SymbioRH, 224 Rue des Coteaux, 44522 La Roche Blanche
   

Si nécessaire, nous pourrons vous demander des informations supplémentaires pour vérifier votre identité (par exemple, une copie de votre pièce d’identité). SymbioRH s’engage à répondre à votre demande dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois si la complexité ou le nombre de demandes l’exige. Vous serez informé(e) dans ce délai si une prolongation est nécessaire.

En cas de litige ou si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) via leur site officiel : https://www.cnil.fr.

Contact
 

Pour toute question ou demande concernant cette politique de confidentialité ou l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : dposymbiorh@outlook.com.